Le département d'hématologie du CHU de Montpellier connait une croissance forte d'activité. Le taux de fréquentation de l'hôpital de jour et le taux d'occupation des lits a particulièrement été impacté par cette augmentation depuis le début d'année 2023.
Afin de garantir la qualité d'accueil des patients et la sécurité des soins le service a entamé une démarche de réorganisation appuyée par la direction générale de l'établissement.
Pour cela, la mission innovation et amélioration de l'expérience patient a été mandatée pour accompagner le service dans son projet de restructuration ; augmentation du nombre de places d'HDJ et modification des conditions de travail.
Le service a bénéficié de l'achat de 4 fauteuils pour augmenter le capacitaire, et le recrutement d'une IDE et 1 AS pour permettre l'optimisation du temps soignant quotidien (présence de chaque personnel 9h/jour au lieu de 7h30).
Equipe projet
Pilote : cadre de santé , médecin responsable de l’unité, IDE, AS, patiente partenaire, ingénieur qualité et appui de la mission innovation
Contexte :
- Activité intense avec un fort taux de rotation
- Passage en 9h des équipes soignantes
- Inconfort d’attente des patients
- Transformation de 2 lits en 4 fauteuils (+2 places installées)
Etapes du projet :
Cadrage
S’accorder sur les objectifs, le périmètre, s’assurer de l’implication de l’encadrement, présenter la démarche
- Réunion équipe projet : étapes + mobilisations + Indicateurs
- Intervenir en staff pour présenter la démarche
- Participation à un café avec l’équipe
- Visite commentée du service
- Calage calendrier
Analyse
- Représenter le fonctionnement du service avec des données qualitatives et quantitatif
- Préparation de l'immersion pour définir les observations et partager les outils d'immersion
- Formation à la recherche terrain
- Immersion et analyse des données qualitatives avec l’équipe projet
Nous avons pu observer : l’IDE de programmation IDE de coordination, IDE de soin, AS, patients
- Export et analyse de données quantitatives
- Veille
- Workshop recherche de solution : recensement des problèmes identifiés et recherche de solutions
Atelier : recherche de solutions en équipe projet
- Désigner un personnel dédié à l'accueil des patients.
- Repenser l'agencement des locaux : identifier l'accueil et repenser les espaces d'attente
- Revoir la gestion des dépôts des chimiothérapies et produits sanguins par le coursier.
- Collaborer à une réorganisation pour une meilleure répartition de la progression des soins : sectorisation
- Revoir le dispositif des sonnettes.
- Déployer un outil informatique pour la programmation.
Atelier : échanges sur les solutions : équipe complète
Atelier avec toute l'équipe de l'HDJ pour présenter les problèmes identifiés, exposer les solutions proposées, et établir des priorités en collaboration avec l'équipe
- Etat des lieux et enjeux chiffrés
- Problèmes et solutions terrain, prioriser,
- initier le changement
- Présentation de la solution informatique
- Test/prototypage
Donner forme à une solution « testable » sur le terrain
- Élaboration d’une/de solutions à tester
Aide au pilotage
- Structurer le projet d’amélioration et assurer le suivi
- Suivi des indicateurs et du plan d’action avec le cadre
- Coaching sur l’animation du service et la communication
- Enquête qualité auprès des patients (Octobre 2023 avant projet puis tous les 6 mois).
